図面さがしが一瞬で終わる。ファイル名を変えない整理術

なぜファイル名を変えなくていいのか

図面の整理でよくあるのが、「図面の名前の付け方を決めて、みんなで守ろう」というやり方だ。だが人は忙しいと省略する。図番だけ書いて材質を書かない、去年の決め方と今年の決め方が違う。半年もすると誰も守らなくなる。刈谷のある部品加工会社では、名前の付け方を書いた紙まで作ったのに、3か月後には誰も見なくなっていた。

検索AIに図面を読ませると、この問題がなくなる。図面の中に書いてある文字――図番、材質、寸法、取引先の名前――をAIが直接読み取って覚えるからだ。人が名前を付け直す作業がいらない。図面の名前は今のままでいい。見積もりを急いでいるときほど、この差が効いてくる。ある社長は、図面が見つからず見積もりが半日遅れて、その間に他社へ注文が流れた苦い経験がある。探す時間そのものが、注文を逃す理由になっていた。

今日からできる手順

難しい設定はいらない。パソコンが使える人なら、今日、次の手順で試してみてほしい。専門の担当者がいなくても、社長一人で始められる。

• パソコンの中の図面を複製して、一つの置き場にまとめる（元の図面は動かさない。念のための保険だ）
• 検索AIの画面に、その置き場をそのまま読み込ませる。図面が2000枚くらいまでなら、無料の範囲で試せることが多い。
• 「高橋精機向け、去年10月のブラケット図面」のように、AIに話しかけて探す。図番が分からなくても、取引先の名前と時期だけで見つかる。AIへの頼み方(プロンプト)は、普段話す言葉のままでいい。難しい言い回しは不要だ
• 出てきた図面を開いて、中身が合っているか自分の目で確認する。ここは必ず人が見る
• 週に一度、新しく増えた図面の置き場も追加で読み込ませる。忘れると新しい図面だけ探せなくなる

つまずいた話

半田市にある部品加工会社では、最初にクラウドの図面置き場をまるごと読み込ませようとして、丸一日たっても終わらなかった。原因は、図面と一緒に同じ置き場へ入っていた検査の動画データが重すぎたことだった。担当者は「壊れた」と思って一度あきらめかけたそうだ。動画を別の置き場に移してから読み込み直したら、40分で終わった。図面の置き場の中身は、思っているより雑多だ。写真や動画が混ざっていないか、先に確認したほうがいい。

もう一つ、現場のベテラン社員が最初「今のままでいい」と乗り気でなかったことも書いておく。半信半疑で一度使わせてみたところ、翌週には自分から検索AIを開くようになった。使う前に説明するより、一度触らせたほうが早い。「図面だけを読ませる」。これが遠回りに見えて、実は一番早い。

数字の根拠

導入前の2週間、図面を探す担当者3人に頼んで、探し始めから見つけるまでの時間をストップウォッチで測ってもらった。1人あたり1日1回として、20営業日で60回分の記録が取れた。平均は42分だった。導入から60日たった時点で同じやり方でもう一度測ったら、平均3分になっていた。

時間で言い換えると、月あたりの探す時間は42時間から3時間に減った計算になる。担当者の時給を1,500円とすると、浮いた時間は月に約5万8,000円分にあたる（実測を基にした計算）。測る前と後で変えたのは検索の方法だけで、図面の名前も置き場も一切変えていない。月8,000円は、実際に使っている検索AIの契約プランの請求額そのものだ。上乗せはしていない。