データベースのトリセツ — 顧客台帳をExcelから卒業

なぜExcel台帳は壊れるのか

顧客台帳のExcelは、最初は数十件でも困りません。壊れ始めるのは、だいたい次の3つの瞬間です。

• 複数人で同時に開いたとき。営業と経理が同じファイルを開いて、片方の変更が消える。
• 列や行を1つ消したとき。並び替えをしたら、電話番号の列だけずれて、違う人の番号がついてしまう。
• 件数が増えて重くなったとき。500件を超えたあたりから、開くのに時間がかかり、検索しても目当ての客が出てこなくなる。

これはパソコンが古いからでも、担当者が下手だからでもありません。Excelは「1人が、少ない件数を、たまに触る」ための道具です。何人もが毎日触る台帳には、そもそも向いていないのです。

今日からできる引っ越しの手順

大きな工事ではありません。半日あれば最初の一歩は終わります。

• 手元のExcel台帳を1つのファイルにまとめる。列の名前をそろえる（会社名・担当者名・電話番号・最終取引日・次回連絡日など、5〜8項目で十分）
• 無料のデータベースサービスに登録する。メールアドレスだけで、10分ほどで終わる
• Excelの中身をそのままコピーして貼り付ける。取り込み機能があれば1回で済む
• 誰が何を触れるか決める。見るだけの人と、書き込める人を分ける
• 1週間、Excelとデータベースを両方使ってみる。どちらが早く客を探せるか、実際に試す
• 慣れたらExcelファイルは開かないと決める。台帳はデータベース1つに絞る

つまずいた話 — 半田の金属加工会社の場合

半田の金属加工会社では、Excelから一気にデータを移したところ、同じ会社が3つの名前で登録されてしまいました。「株式会社◯◯」「◯◯」「(株)◯◯」と、Excelの中で表記がバラバラだったためです。移した直後は検索しても目当ての客が3つに分かれて出てきて、かえって時間がかかりました。

担当者いわく「移す前に、まず会社名の書き方をそろえておくべきだった」とのことです。件数が少ないうちに一度、表記を見直してから引っ越すのが近道です。

数字の根拠

今回のケースは取引先200件、担当者3人の会社です。導入前は、Excelを開いてスクロールしながら客を探すのに平均5分かかっていました（フィルターが一部壊れていたため）。データベース導入後は、名前を打ち込むと候補がすぐ出るため、体感10秒に短縮されました。

費用は、登録件数が50件までは無料のプランで足り、200件規模になったところで月1,500円のプランに切り替えています。重複登録は、表記をそろえた後の集計で0件になりました。