請求書の転記ミスがゼロに。経理のパートさんが一番喜んだ話

なぜ、桁の間違いが消えたのか

今まで岡崎の製缶屋では、届いた請求書を見ながら、数字を1つずつ入力していました。この「見て、覚えて、打つ」という流れが、間違いのもとでした。人は、数字を一度覚えてから打つ作業になると、驚くほど間違えます。

今は、AIが請求書の写真から数字を読み取り、その数字をパートさんが元の紙と見比べるだけにしました。「見て、覚えて、打つ」から「見比べるだけ」に変わったので、疲れていても間違いに気づきやすくなったのです。

今日からできる手順

難しい機械は要りません。今日からできる順番はこうです。

• 手順1: 写真を撮ると数字を読み取ってくれるAIのアプリを1つ決める。金額・日付・取引先の名前を読み取れるものを選びます。
• 手順2: まず10枚だけで試す。いきなり200枚に使わず、少ない枚数で読み取りの癖をつかみます。
• 手順3: 読み取った数字と、元の請求書を並べて見る欄を作る。紙でも、表計算でもかまいません。
• 手順4: パートさんには「読み取りが違っていたら赤で直す」やり方だけ教える。難しい説明は要りません。
• 手順5: 2週間、違っていた枚数を数える。ここで直り具合が分かります。
• 手順6: 慣れてきたら、月200枚すべてに広げる。無理に急がないことがコツです。

つまずいた話

岡崎の製缶屋でも、最初からうまくいったわけではありません。導入して2週間目、ある取引先が手書きで書いた請求書の金額を、AIが「108,000円」を「18,000円」と読み間違えました。パートさんはそのまま入力し、月末の締めで9万円の差が見つかり、青ざめました。

原因は、読み取った数字を確認する欄を作らずに、そのまま信じてしまう流れにしていたことでした。そこから、読み取った数字と元の紙を必ず見比べるルールに変えたところ、間違いが止まりました。手書きの請求書には、特に注意が必要です。

数字の根拠

ここでの数字は、実際に岡崎の製缶屋で測ったものです。確認にかかる時間は、ストップウォッチで20枚分を計り、平均を出しました。間違いの件数は、導入前3か月と、導入後90日間を比べています。

パートさんの感覚ではありません。入力の記録に残った修正の履歴を数えた実際の数字です。月8,800円のAI読み取り代は、契約している税理士事務所への確認依頼が月3回から0回に減ったことで、そのままつり合っています。