FAX注文を打ち直す仕事、やめられます。読み取りAIの選び方

なぜ、今までは無理だと思われていたのか

手書きの注文書は、会社によって書式がまちまちです。数字の「1」と「7」を似た形で書く人もいれば、品番を略して書く人もいます。数年前までのAIは、こうしたクセ字を読み間違えることが多く、「結局、人が全部見直すなら意味がない」と言われていました。

ところが最近のAIは、同じ取引先の書き方を覚えていく力がついてきました。豊田の樹脂部品工場では、最初の2週間だけ人が読み方を教え、そのあとは9割以上を正しく読むようになったそうです（導入3ヶ月目の実測、推定ではなく実際の記録です）。大事なのは、AIが完璧に読むことではなく、「読めなかった時に、ちゃんと人に聞いてくる仕組み」があるかどうかです。

今日からできる、選び方と進め方

• 1）まず1ヶ月分のFAX注文書を数える。枚数と、取引先の数を紙に書き出してください。ここが分からないと、AI会社に相談しても話が進みません。
• 2）読み取りAIの会社に、実際のFAX画像を5枚送ってお試しをする。その場でどれだけ正しく読めるか見せてもらいます。無料でここまでやってくれる会社を選んでください。
• 3）「読めなかった時にどうなるか」を必ず聞く。読めない字を無理やり数字にする会社は避けます。「分かりません」と赤字で表示して、人に確認を求める会社を選びます。
• 4）最初の2週間は、全件を人が目でチェックする。ここを飛ばすと、注文の数を間違えて客先に迷惑をかけます。急がないことが結局は近道です。
• 5）2週間たったら、正しく読めた割合を数える。9割を超えていたら、金額が小さい注文だけ人のチェックを外していきます。
• 6）月1回、読み間違いの実例を担当者と見直す。クセ字の取引先ごとに、AIに教え直す作業を続けます。
• 7）3ヶ月たったら、かかった時間を最初と比べる。ここで初めて「元が取れたか」が分かります。

つまずいた話：最初の1週間は「読み間違いだらけ」だった

岡崎の製缶屋では、導入した最初の週、読み取りAIが取引先の会社名と品番を何度も取り違えました。原因は、FAXの解像度が低く、文字がかすれていたことでした。総務の担当者が「これなら手で打った方が早い」と一度は使うのをやめかけたそうです。

解決したのは、FAX機を新しく買い替えたことではなく、受信したFAXを一度スキャナーで読み直し、白黒をはっきりさせてからAIに渡すようにしたことでした。この一手間で、読み間違いは半分以下に減りました。機械のせいにする前に、紙とFAXの質を疑ってみてください。

数字の根拠

ここに書いた時間と金額は、岡崎の製缶屋（従業員18名）と豊田の樹脂部品工場（従業員45人、樹脂成形）の2社が、実際に3ヶ月使った記録によるものです。会社によって注文書の書式や文字のクセが違うため、あなたの会社でそのまま同じ数字になるとは限りません。導入前に、必ず自社のFAX画像でお試しをしてから決めてください。