DOCUMENTSお役立ち資料
ここに置いたのは、読んで終わりにしないための紙です。全部で3点、どれも印刷して机の上に置ける1枚もの、もしくは書き込み式のシートです。難しい説明書ではありません。あなたの会社の今のやり方を、そのまま書き込むだけで使えるようにしてあります。
受け取り方は1つだけです。メールアドレスを集めることはしていません。下の緑のボタンからLINEに登録すると、そのままトーク画面にPDFが届きます。LINEを退会すればいつでも配信は止まります。しつこい売り込みメッセージは送りません。
この3点は、AIを使い始めたばかりの会社、またはこれから使う会社向けに作りました。すでに専門の担当者がいて仕組みが整っている会社には、内容が簡単すぎるかもしれません。その場合は無理に使わず、記事一覧の他の内容を見てください。
資料1．AIに渡していい情報の線引き表
AIに何を見せていいか、社内で誰も決めていない会社がほとんどです。この表は、あなたの会社の情報を「渡してよい」「相談してから」「渡さない」の3つに分けて、A4用紙1枚にまとめたものです。
製品図面・見積金額・顧客名・従業員の個人情報・取引先の価格条件など、製造業でよく扱う15項目の一覧表。それぞれに「渡してよい／要相談／渡さない」のチェック欄付き。裏面には、実際に情報が漏れた原因の多くが「うっかり」であることの説明を3行で入れています。
誰向けか 社長が1人で情報の扱いを決めている会社、または「AIに何を見せていいか聞かれたけど答えられなかった」経験がある会社。従業員が5人でも50人でも使える大きさです。
使い方の例 印刷して事務所の壁に貼り、パートさんが見積書をAIに読み込ませる前に、この表を見て確認する。実際にある会社では、これを貼ってから「取引先の値引き条件をAIに聞いていいか」を毎回社長に聞かれることがなくなり、迷う時間が1件あたり推定5分減りました。
資料2．時間の家計簿シート
AIを入れる前に、今どこに時間を使っているかを1週間だけ書き出すシートです。家計簿とやることは同じで、使ったお金の代わりに使った時間を書きます。これをやらずにAIを入れると、どこが良くなったのか後で分からなくなります。
月曜から金曜まで、1日を30分刻みで区切った記入表。「見積書作成」「電話対応」「図面探し」など、製造業の現場でよくある作業を最初から16個並べてあります。空欄に丸をつけるだけで、1週間分の時間の使い道が見える仕組みです。
誰向けか 「AIを入れたら本当に楽になるのか」を数字で確かめたい社長。感覚ではなく、実際に減った時間を見て判断したい人向けです。
使い方の例 AIを導入する前の1週間と、導入してから1か月後の1週間、同じシートに記録して見比べる。見積書に3時間かけていた会社が、AIを使い始めて20分に減った例では、このシートで「本当に減っている」ことを社長自身が確認してから、他の作業にも広げる判断をしました。
資料3．AI導入90日チェックリスト
AIを入れて1日目から3か月目までに、何を確認すればいいかを順番に並べたチェックリストです。「入れて終わり」ではなく、「本当に使われているか」を途中で確かめるための紙です。
1週目・1か月目・2か月目・3か月目の4つの区切りで、それぞれ確認すべき項目を3〜5個ずつ記載。「入力ミスが減っているか」「現場が実際に触っているか」「月々の支払いが見合っているか」など、途中でやめる判断も含めたチェック項目です。
誰向けか これからAIを1つ導入しようとしている社長、または導入したもののうまくいっているか分からず不安な社長。
使い方の例 導入した日にチェックリストの日付欄に日付を書き込み、1か月目のところにアラームを設定しておく。ある会社では、日報の記録にAIを使い始めて1か月目にチェックしたところ、職人5人が実際に使っているのは3人だけと分かり、使っていない2人に理由を聞いたことで、入力の仕方を変える判断ができました。
チェックリストの項目を1つも埋められない、つまり「誰も使っていない」状態が2か月続いた場合は、AIの問題ではなく導入の進め方に無理がある可能性があります。その時は資料を続けるより、一度診断で今の状況を整理することをおすすめします。
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