請求書チェック半日→1時間。経理2名の部品商社が変わるまで

なぜ、見比べる仕事に半日かかっていたのか

部品を仕入れて売る商社では、毎月、取引先から請求書が届きます。その金額が正しいかどうかは、自社の発注の記録と照らして初めて分かります。この会社では経理2名が、届いた請求書を1枚ずつ手に取り、発注の記録の束から相手を探し、金額と数量を見比べていました。

時間を食っていたのは、実は「見比べる」ことより「探す」ことでした。請求書は取引先ごとに書式がバラバラで、日付の書き方も品名の並びも違います。1枚ごとに、対応する発注の記録を探し、数字を一度頭に覚えて、別の紙と見比べる。この「覚えて、見比べる」動きが、ケタの見間違いのもとでした。実際、金額のケタを見間違えて転記をやり直すことが、月に1〜2回起きていました。

しかもこの作業は月末に集中します。疲れがたまる時期に、一番間違えやすい作業が積み上がる。半日近くかかるこのチェックの間、経理の他の仕事は全部止まっていました。

きっかけは、月末に止まった仕事

変わるきっかけは、ある月末でした。請求書のチェックに時間を取られ、支払いの準備が後ろ倒しになり、経理の仕事が丸ごと詰まってしまったのです。社長と経理2名で話し合い、「人を増やすか、やり方を変えるか」の二択になりました。先に試したのは、やり方を変える方でした。

選んだのは、AIに請求書を読み込ませて、発注の記録と自動で見比べてもらう形です。仕組みは単純で、届いた請求書をAIに読ませると、対応する発注の記録を探し出し、金額や数量が「合っている」か「合っていない」かを仕分けてくれます。

いきなり全部は任せませんでした。最初は一部の取引先の分だけで試し、AIの読み取りの癖と、仕分けの当たり外れを確かめてから、少しずつ広げていきました。

経理2名は「チェックする側」に回った

形が変わると、経理2名の役目も変わりました。今までは自分の目で1枚ずつ照らす「作業する側」でしたが、今はAIが出した結果を確かめる「チェックする側」です。毎月の流れはこうなりました。

• AIが「合っている」と仕分けたものは、一覧をざっと見て通す。
• AIが「合っていない」と仕分けたものだけ、元の請求書と発注の記録を人の目で確かめる。
• 支払ってよいかの最後の判断は、必ず人が下す。ここだけは機械に任せない、と決めています。

この形にしてから、月末の請求書チェックは1時間程度で終わるようになりました。ケタの見間違いによる転記のやり直しは、この半年で一度も起きていません。数字を頭に覚えて打ち直す場面そのものが、なくなったからです。

空いた時間の使い道も変わりました。支払いの予定を月末ぎりぎりではなく早めに組めるようになり、社長からの資金繰りの相談にも、経理が時間を割けるようになりました。

つまずいた話：先に見つかったのは、自分たちの穴だった

順調に聞こえますが、最初の月はほとんど時間が減りませんでした。理由は2つあります。

1つ目は、請求書の書式のバラバラ問題です。取引先によって請求書の形がまったく違い、読み取りが安定しない取引先がいくつかありました。その分は結局、人が今までどおり見比べることになりました。読み取りにくい書式の取引先が数社(推定)残っており、この分は今も人の目で確かめています。

2つ目の方が、こたえました。AIが「合っていない」と仕分けたものを調べていくと、間違っていたのは請求書ではなく、自社の発注の記録の方だったのです。発注したのに記録を入力し忘れていた分が次々と見つかり、最初の月はその後始末に追われました。

つまり、今までのチェックは「記録に穴があっても気づかないまま通っていた」ということです。悪い話のようですが、経理2名は「これが一番の収穫だった」と言います。AIとの突き合わせは、相手の請求書だけでなく、自分たちの記録の正しさも一緒に試されるものでした。

数字の根拠

この記事の数字が、どう測ったものかを書いておきます。

• 請求書チェックの時間(半日→1時間)。導入後の「1時間程度」は、月末のチェック作業の始めと終わりの時刻を記録した実測です。導入前の「半日近く」は、当時の予定表と経理2名の記憶によるおおよその値なので、幅のある書き方にしています。
• 転記のミス(月2件→0件)。導入前は、転記をやり直した記録を数えると月に1〜2件(多い月で2件)ありました。導入後は、半年間の記録でゼロ件です。感覚ではなく、直しの記録を数えた実績です。
• かかっているお金(月4,000円)。AIの利用料の実費で、請求された金額そのままです。機械や道具の買い足しはしていません。