三代目が親父を説得できた資料は、A4一枚の「時間の家計簿」だった

なぜ、正しい説明ほど親父には届かないのか

あなたの会社にも、似た場面はないでしょうか。若い側が新しい道具の話をすると、上の世代が「今のままでいい」と返す場面です。豊田の金属加工会社でも同じことが起きました。専務（45・三代目）が「日報をAIで楽にしたい」と切り出すと、会長（72・先代社長）の答えは「紙とペンで十分やってきた。今のままでいい」でした。

ここで多くの人は、AIの便利さを説明して説得しようとします。ところが、これはほぼ失敗します。理由は単純で、技術の話は会長の知らない土俵だからです。知らない土俵に引きずり出された人は、内容を聞く前にまず身構えます。しかも「新しいやり方は楽ですよ」という言葉は、会長の耳には「あなたのやり方は古い」と聞こえます。紙とペンで会社を守ってきた人にとって、それは自分の何十年かを否定される話です。

一方で、会長が毎日見てきたものがあります。時間とお金です。先代社長は数字で会社を生かしてきた人でした。だから説得の土俵を「技術」から「時間とお金」に移した瞬間、話は対等になります。この会社の専務がやったのは、それだけでした。

言い返す代わりに、紙を一枚つくった

発端は日報でした。この会社では職人5人が毎日、1人あたり20分かけて日報を書いていました。字が薄い、途中で終わっている、そもそも出てこない。専務は毎晩それを読み解き、出てこない分は翌朝、口頭で聞き直していました。しゃべるだけで日報になるAIの仕組みを知った専務は、会長に相談します。返ってきたのが、先ほどの「今のままでいい」です。

専務はその場で言い返しませんでした。代わりに週末、事務所でひとり、紙を一枚つくりました。今の日報に、時間とお金がいくらかかっているか。家計簿をつけるのと同じ要領で、ただ書き出しただけの紙です。「導入すべきだ」とも「今のやり方は古い」とも書きませんでした。意見を全部消して、数字だけを残したのです。

その紙を会長の机に置いた晩のことは、冒頭に書いたとおりです。説明はしませんでした。数字は、説明しなくても読めるからです。

A4一枚の「時間の家計簿」に書いてあったこと

紙の中身は、家計簿と同じつくりです。左に項目、右に数字。それだけです。

• 日報を書く時間：1人あたり毎日20分
• 職人5人分の合計：月28時間
• 日報が出てくる割合：直近3か月で65%（出なかった分は翌朝、口頭で聞き直し）
• 聞き直しにかかる時間：空欄（測っていないため書かない）
• しゃべるだけ方式に変えた場合の値段：月2,980円

読ませ所は二つあります。一つは空欄をそのまま残したこと。測っていない数字を盛らなかったことで、書いてある数字への信用が生まれました。もう一つは、時間をお金に直す計算をあえて書かなかったことです。月28時間に職人の時給を掛ければ金額が出ますが、その掛け算は会長が誰よりも速い。自分の頭で計算した数字は、人に見せられた数字より重いのです。

会長はその紙を手に取り、しばらく黙りました。そして一言、「やってみるか」。技術の説明は、最後まで一度もしていません。なお、この紙と同じものが書き込むだけで作れるよう、「時間の家計簿シート」をお役立ち資料のページで配布しています。

半年後、会長は「時間が浮いたのは分かる」と言った

導入したのは、帰りの車の中で今日の仕事をしゃべるだけで、日報の形になって届く仕組みです。職人は書きません。話すだけです。半年たった今、日報にかかる時間は1人あたり毎日20分から3分になりました。職人5人分の月合計では、28時間が3時間です。費用は月2,980円です。

数字より大きく変わったのは提出率かもしれません。導入前の3か月は65%だった提出率が、導入後の3か月は98%になりました。専務が翌朝「昨日は何をやった」と聞き直す仕事は、ほぼなくなりました。

会長は今も、難しい操作はいっさいしません。それでも「時間が浮いたのは分かる」と言うようになりました。反対していた人が使いこなす必要はないのです。効果が数字で見えていれば、それで十分でした。

つまずいた話

きれいな話に見えますが、この紙にたどり着く前に、専務は一度はっきり失敗しています。最初の説得では、タブレットを持って会長の前に座り、しゃべった声が日報に変わる画面を見せようとしました。会長は画面をろくに見ないまま席を立ちました。後から振り返れば理由は明白で、会長の知らない土俵に、いきなり引きずり出したからです。この失敗があったから、二度目は紙一枚になりました。

その紙も、最初の下書きは失敗作でした。良さを伝えたい一心で枚数は増え、グラフと横文字だらけになったのです。読み返して会長の顔を思い浮かべたとき、これは説得ではなく自慢だと気づき、意見と飾りを全部削りました。残ったのが、数字の行だけのA4一枚です。

導入後にも一つあります。会長にもスマホで日報を見てもらおうとしたら、これは嫌がられました。今は専務が朝いちばんに日報を紙に印刷して、会長の机に置いています。一手間は残りましたが、会長が毎朝目を通すようになったので、この会社ではこれが正解でした。

数字の根拠

この記事の数字は、すべてこの金属加工会社で実際に測った値です。日報を書く時間は、導入前に2週間、時計で測った職人5人の平均が20分でした。導入後も同じ方法で測り、平均3分です。月合計の28時間と3時間は、経理のパートさんが毎月集計している記録の値です。提出率は、導入前3か月の65%と導入後3か月の98%を、日報の枚数（導入後は送られた件数）で数えました。費用の月2,980円は、AIの利用料としてこの会社が毎月払っている実額です。「夜8時」など場面の描写を除き、効果に関わる数字はすべて実測で、この記事に推定の数字は使っていません。